Polityka Prywatności Trans Eko Logistyka

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Trans Eko Logistyka (dalej: „Spółka”, „my”) działającą w branży transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Dokument został przygotowany zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), a także właściwymi przepisami prawa polskiego.

Korzystając z naszych usług lub kontaktując się z nami, przekazują nam Państwo swoje dane osobowe. Szanujemy Państwa prywatność, dbamy o bezpieczeństwo danych oraz transparentność sposobu ich przetwarzania.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest: Trans Eko Logistyka (dalej jako „Administrator” lub „Trans Eko Logistyka”).

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z nami:

• drogą pocztową: na adres siedziby Spółki,
• e‑mailem: na wskazany adres kontaktowy podany na stronie internetowej lub w korespondencji handlowej,
• telefonicznie: pod numerem kontaktowym wskazanym przez Spółkę.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

W zależności od rodzaju relacji i celu kontaktu, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub siedziby,
• dane dotyczące umowy i realizacji usług: dane dotyczące zleceń transportowych, numerów listów przewozowych, tras, terminów, rodzaju ładunku, numerów rejestracyjnych pojazdów,
• dane związane z rozliczeniami: dane rachunkowe i finansowe niezbędne do wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych,
• dane związane z korespondencją i reklamacjami: treść zapytań, reklamacji, zgłoszeń serwisowych i odpowiedzi udzielanych przez Spółkę,
• dane kierowców i osób kontaktowych: imię, nazwisko, numer telefonu, e‑mail, inne dane niezbędne do organizacji transportu i kontaktu operacyjnego.

W szczególnych przypadkach, gdy jest to uzasadnione specyfiką usługi lub wymogami prawnymi, możemy przetwarzać także inne dane, o ile została o tym Państwu przekazana odpowiednia informacja.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów oraz na podstawie odpowiednich przepisów prawa. W szczególności:

1) Zawarcie i realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• przygotowanie ofert i wyceny usług transportu i logistyki,
• przyjmowanie i realizacja zleceń transportowych,
• utrzymywanie bieżącego kontaktu operacyjnego,
• obsługa reklamacji i zgłoszeń.

2) Wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej,
• przechowywanie dokumentacji wymaganej przepisami prawa,
• spełnianie wymogów związanych z bezpieczeństwem transportu i przewozu ładunków.

3) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa organizacyjnego i informatycznego,
• analiza jakości świadczonych usług oraz ich usprawnianie,
• prowadzenie korespondencji i utrzymanie relacji biznesowych.

4) Przetwarzanie danych na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• przesyłanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• inne cele jasno wskazane w treści udzielonej zgody.

Zgoda może zostać w każdym czasie wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Źródło danych

Co do zasady dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, lub od podmiotów, z którymi współpracujemy (np. kontrahentów, zleceniodawców, przewoźników).

W niektórych sytuacjach dane mogą pochodzić z publicznie dostępnych rejestrów (np. KRS, CEIDG) lub od podmiotów trzecich, które są uprawnione do ich udostępnienia (np. platformy logistyczne, spedytorzy).

6. Odbiorcy danych osobowych

Dostęp do danych osobowych mogą mieć wyłącznie upoważnione osoby działające z upoważnienia Administratora lub podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie, w szczególności:

• dostawcy usług IT oraz systemów informatycznych wspierających nasze procesy,
• biura rachunkowe i doradcy podatkowi,
• kancelarie prawne i firmy windykacyjne (w razie potrzeby dochodzenia roszczeń),
• firmy kurierskie i pocztowe,
• podwykonawcy świadczący usługi transportowe i logistyczne,
• inne podmioty, z którymi współpracujemy przy realizacji umów.

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych lub na podstawie przepisów prawa, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań.

Dane mogą zostać również udostępnione organom publicznym uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli w konkretnym przypadku taki transfer byłby konieczny (np. w związku z realizacją międzynarodowych usług logistycznych), odbywać się on będzie wyłącznie na zasadach określonych w RODO, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych i technicznych, o czym zostaną Państwo poinformowani, o ile wymagają tego przepisy.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez obowiązujące przepisy lub uzasadniony okres przedawnienia roszczeń. W szczególności:

• dane związane z realizacją umowy – przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona,
• dane pozyskane w ramach korespondencji – przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i udokumentowania jej przebiegu.

Po upływie stosownych okresów dane są usuwane, anonimizowane lub archiwizowane zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Państwa dane oraz dostępu do ich treści,
• prawo do sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – np. gdy kwestionują Państwo prawidłowość danych lub sprzeciwiają się ich przetwarzaniu,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym wobec profilowania na tej podstawie,
• prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w niniejszej Polityce. Zgłoszenia będą rozpatrywane zgodnie z przepisami RODO.

10. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeżeli uzna ona, że przetwarzanie narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Bezpieczeństwo danych osobowych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem lub nieuprawnioną modyfikacją. Środki te są dostosowywane do poziomu ryzyka oraz aktualnego stanu wiedzy technicznej.

12. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Co do zasady nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały. Jeśli taka sytuacja zaistnieje, zostaną Państwo o niej wyraźnie poinformowani oraz poinstruowani o przysługujących prawach.

13. Pliki cookies i podobne technologie

W przypadku korzystania z naszej strony internetowej możemy stosować pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, dostosowania treści do preferencji użytkownika, analiz statystycznych oraz poprawy jakości świadczonych usług. Szczegółowe informacje na ten temat mogą być zawarte w odrębnej polityce cookies.

14. Zasady udostępniania danych marketingowych

Jeżeli wyrazili Państwo zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych (np. newsletter, oferty specjalne), dane będą wykorzystywane wyłącznie w tym celu i przez okres, na jaki została udzielona zgoda. Zgoda na działania marketingowe może zostać w każdej chwili cofnięta poprzez kontakt z nami lub, w przypadku komunikacji elektronicznej, poprzez skorzystanie z odpowiedniego linku rezygnacji.

15. Zmiany Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, warunków rynkowych lub zakresu naszych usług. O istotnych zmianach będziemy informować w sposób odpowiedni do charakteru zmian (np. poprzez informację na stronie internetowej lub bezpośrednią korespondencję). Obowiązująca wersja Polityki jest zawsze dostępna u Administratora.

16. Kontakt

Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z ochroną danych osobowych prosimy kierować do Trans Eko Logistyka, korzystając z danych kontaktowych udostępnionych przez Spółkę. Odpowiemy na nie bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem terminów wynikających z obowiązujących przepisów prawa.